Cv als PDF of Word: welk bestand stuur je mee?

Stuur een PDF, tenzij de vacaturetekst of het sollicitatieformulier om Word vraagt. Dat is onze mening, en de keuze maakt minder uit dan je overal leest: de grote sollicitatiesystemen (ATS) nemen allebei aan.

Wat wel misgaat, is een bestand waar geen tekst in zit. Een scan, een foto van een uitgeprint cv, een pagina die als afbeelding is opgeslagen. Zo'n PDF ziet er voor jou normaal uit en is voor een parser leeg. Je test het in een halve minuut, en hieronder staat hoe.

Neemt een ATS een PDF of een Word-bestand aan?

Ja, allebei. Drie leveranciers zetten het zwart op wit in hun eigen documentatie:

Greenhouse voegt eraan toe dat "candidate uploads can be up to 100 MB, which will support most cover letters and resumes". Workday schrijft: "HiredScore supports these file types for resume attachments: DOC, DOCX, PDF, RTF, and TXT."

Recruitee herken je aan een vacaturepagina op een adres als bedrijfsnaam.recruitee.com, al zetten sommige werkgevers er hun eigen domein voor. De lijst hierboven staat op de pagina waarop Recruitee recruiters uitlegt hoe ze zelf cv's uploaden en laten uitlezen. Het is dus de lijst van wat de parser verwerkt, niet per se van wat elk sollicitatieformulier toelaat.

PDF of Word, het systeem neemt het aan. De vraag die ertoe doet, is of er tekst in je bestand zit.

Wat wel misgaat: een PDF zonder tekst

Een PDF kan op twee manieren gemaakt zijn. Een PDF met een tekstlaag bevat de letters zelf: je kunt ze selecteren, kopiëren en doorzoeken. Een PDF zonder tekstlaag bevat alleen een plaatje van een pagina. Op je scherm zie je geen verschil.

Greenhouse heeft een helppagina voor recruiters, "Unsuccessful resume parse", laatst bijgewerkt op 2 maart 2026. Bij de oorzaken van een mislukte uitlezing staat: "Resumes that are uploaded as an image, rather than a document (such as a .docx or .pdf)". Een cv dat als afbeelding binnenkomt in plaats van als document. Op dezelfde lijst: "Resumes that include graphics, photos, or word art".

Recruitee is interessanter, omdat het JPG en PNG wel aanneemt. Op de pagina "Why was my candidate's CV not parsed correctly?" (30 mei 2024) krijgt de recruiter een rijtje controlevragen. De eerste: "Are you able to highlight the text in the uploaded document, especially the email address?" Even verderop: "Was the CV scanned manually? If so, is it searchable?"

Aannemen en uitlezen zijn dus twee verschillende dingen.

Indeed is daar korter over. Op de Nederlandse helppagina "Een cv aanmaken op Indeed" staat onder "Niet doen": "Een scan of foto van je cv uploaden".

Zo'n PDF maak je vaker dan je denkt:

• Je scande een uitgeprint cv, of fotografeerde het met een scan-app op je telefoon die geen tekstherkenning doet.
• Je maakte je cv in een foto- of ontwerpprogramma en sloeg de pagina op als afbeelding, met een PDF eromheen.
• Je kreeg van iemand een PDF terug die al eens was uitgeprint en opnieuw ingescand.

Zo test je je PDF in een halve minuut

Je hoeft de parser van een werkgever niet te kunnen draaien om dit te zien. Wat de parser nodig heeft, zie je zelf.

1. Selecteer één woord van je naam. Open je PDF in je browser of je PDF-lezer en sleep met je muis over je achternaam. Wordt alleen dat woord gemarkeerd, dan zit er tekst in. Wordt de hele pagina als één blok geselecteerd, of gebeurt er niets, dan kijk je naar een afbeelding.
2. Kopieer alles en plak het in platte tekst. Ctrl+A (Cmd+A op een Mac), kopiëren, plakken in Kladblok of in TextEdit zonder opmaak. Komt er niets uit, of een rij onleesbare tekens, dan heeft een parser waarschijnlijk hetzelfde probleem.
3. Zoek je e-mailadres in die tekst. Recruitee schrijft dat het een cv zonder e-mailadres niet uitleest, en vraagt ook of je e-mailadres in de kop- of voettekst staat. Zet het in de gewone tekst.
4. Haal de beveiliging eraf. Recruitee vraagt de recruiter ook: "Is the document protected?" Een PDF met een wachtwoord of een kopieerbeveiliging heeft in een sollicitatie geen functie.
5. Lees de volgorde. Staan je functies, werkgevers en periodes in de geplakte tekst nog bij elkaar? Zo niet, dan zit het probleem in je opmaak en niet in je bestandstype. Hoe dat werkt, staat in cv met twee kolommen: wijst een ATS het af?

Wil je het zonder knippen en plakken zien, upload je cv dan bij Rzume. De uitlezing is gratis, vraagt geen account en neemt PDF en DOCX tot 2 MB aan. Zit er geen leesbare tekst in je bestand, dan zegt Rzume dat meteen: "We konden geen tekst in dat bestand lezen. Is het een scan of een foto, exporteer dan een PDF met echte tekst uit Word of Google Docs."

Rzume leest bewust geen afbeeldingen uit. Het laat zien wat een parser in je bestand kan vinden, en in een plaatje vindt een tekstparser niets. Ook een handtekening en sterren voor je vaardigheden zijn plaatjes, en wat je daarvoor in de plaats zet, staat in wat hoort niet in een cv.

Waarom wij een PDF aanraden

Dit is een mening, geen meetresultaat: stuur een PDF.

Een PDF legt vast hoe elke pagina eruitziet. Een .docx-bestand bevat je tekst en je opmaakinstructies, en de software van de ontvanger bouwt de pagina daaruit opnieuw op, met de lettertypen die op die computer staan. Heeft de recruiter jouw lettertype niet, of opent hij je bestand in een ander programma dan Word, dan kan een regel verspringen of schuift een kop naar de volgende pagina.

Op een aantal plekken wordt je bestand onderweg toch een PDF. Indeed schrijft: "Je geüploade bestand wordt automatisch geconverteerd naar een pdf. Zo kunnen werkgevers je cv gemakkelijker bekijken." Recruitee doet hetzelfde bij cv's die een recruiter zelf toevoegt: "Files that aren't already PDFs are converted to PDF, so you can preview them inside Recruitee."

De werkgever ziet daar dus een PDF, wat je ook stuurde. De enige vraag is wie hem maakte: jij, in je eigen Word met je eigen lettertypen, of het systeem, met zijn eigen software. Stuur je zelf een PDF, dan bepaal jij hoe die eruitziet.

Wanneer stuur je toch een Word-bestand?

Het nadeel van een PDF is dat niemand hem makkelijk bewerkt. Meestal is dat precies de bedoeling. Soms niet.

Sommige bureaus zetten je cv in hun eigen sjabloon voordat ze je aan een werkgever voorstellen. Daar hebben ze een bestand voor nodig dat ze kunnen openen en aanpassen, en dan is Word het juiste antwoord. Vraagt een bureau erom, stuur het dan zonder discussie.

Je hoeft niet te kiezen als je één bronbestand bijhoudt, in Word of in Google Docs, en daaruit exporteert. Dan heb je altijd allebei, met dezelfde inhoud. Geef ze je eigen naam: Sanne-de-Vries-cv.pdf en Sanne-de-Vries-cv.docx.

Afgewezen? Het bestandstype is zelden de reden

Kreeg je kort na het versturen een afwijzing, dan ligt het waarschijnlijk niet aan PDF of Word. Greenhouse beschrijft Auto-reject als een afwijzing "based on an applicant's answer to a question", en de regel werkt alleen bij vragen met ja of nee, één keuze of meerdere keuzes. Je bestand speelt daarin geen rol.

Wat er in die paar minuten wel gebeurt, en wat je de werkgever dan kunt vragen, staat in afgewezen door AI bij je sollicitatie.

Zie wat een parser in je bestand vindt

Twijfel je over je PDF, upload je cv en kijk wat er uitkomt. Rzume laat eerst zien welke velden de parser vond en welke niet, voordat het iets over je tekst zegt. Zit er geen tekst in je bestand, dan hoor je dat voordat je het naar een werkgever stuurt.

Wil je daarna een herschrijving, dan werkt Rzume alleen met de onderbouwing die jij aanlevert. Ontbreekt er iets, dan vraagt het ernaar. Rzume verzint niets. Wat de herschrijving kost, staat op de prijzenpagina.

Bronnen

• Greenhouse, Supported formats for resumes, cover letters, and other candidate uploads, documentatie van de leverancier, laatst bijgewerkt op 19 augustus 2026.
• Greenhouse, Unsuccessful resume parse, documentatie van de leverancier, laatst bijgewerkt op 2 maart 2026.
• Greenhouse, Auto-reject, documentatie van de leverancier, laatst bijgewerkt op 30 januari 2026.
• Workday, HiredScore: candidate profiles, documentatie van de leverancier.
• Recruitee, Upload and parse CVs, documentatie van de leverancier.
• Recruitee, Why was my candidate's CV not parsed correctly?, documentatie van de leverancier, bijgewerkt op 30 mei 2024.
• Homerun, How do I let applicants upload a resume, portfolio or cover letter?, documentatie van de leverancier, gepubliceerd op 20 september 2026.
• Indeed, Een cv aanmaken op Indeed, helpcentrum voor werkzoekenden.

Alle bronnen geraadpleegd op 28 oktober 2026.